Whistleblowing è la nuova normativa che ci darà una nuova gatta da pelare, ma sono tanti gli aspetti giuridici da ottemperare che diventano sempre più onerosi per le aziende.

Oggi voglio parlarvi di come le nuove tecnologie ci possano aiutare a tenere sotto controllo l’obbligatorietà degli aspetti legali aziendali.

Ogni documento cartaceo, che va consegnato a mano con preghiera di restituirlo firmato. Oppure inviato via mail con identica preghiera, su vasta scala, diventa un grattacapo.  Il controllo è manuale. La facilità che sfugga qualcosa è enorme, senza contare l’enormità di tempo che va investito in queste attività.

La governance dei social è importante per l’immagine aziendale, ma non è un obbligo di legge. La denuncia dei reati che coinvolgono la collettività lo sarà presto, un obbligo di legge.

Ho trovato e provato, diversi software sul mercato. Ho identificato alcune necessità ed ho esaminato dei software che possono aiutarci nella gestione documentale che implica aspetti legali:

  • Informativa Privacy – GDPR
  • Gestione illeciti
  • Rispetto delle normative  sicurezza
  • Gestione contratti o multi- firma
  • Gestione C.D.A.

Gli aspetti legali della gestione dei GDPR

L’obbligatorietà degli aspetti legali della gestione del GRPR sono al contrario precisi. La normativa si aspetta che ogni nostro dipendente abbia ricevuto l’informativa sulla Privacy e che ce ne abbia ritornata una copia firmata. In alcuni casi dobbiamo addirittura designare come “responsabili del trattamento” i nostri collaboratori o fornitori che entrano in contatto con dati sensibili sui nostri clienti o sui nostri dipendenti.

Oggi ci sono software molto efficienti che ci aiutano nella gestione della normativa UE 2016/679 che, come sappiamo, quando non rispettata, oltre a prevedere penalità fino al 4% del fatturato, ha anche risvolti penali, in alcuni casi.

Qualunque tipo di documento per il quale sia importante avere una tracciabilità e la prova certificata della firma può essere gestito da un software.  Stiamo quindi parlando di invio massivo di documenti differenti,

Sistema Whistleblowing: gestione degli illeciti

Forse non tutti sanno che l’Unione Europea ha adottato una specifica direttiva sul “Whistleblowing” (D. 1937/2019) che rende obbligatorio l’implementazione di un canale informatico per la segnalazione di illeciti.

Entro il 17 Dicembre 2021 sarà obbligatorio per tutte le società con più di 50 dipendenti, ma lasciatemi dire che, se un vostro dipendente, per farvi un dispetto o per incuria, procura un danno ambientale, forse, è vostro interesse comunque, fare in modo di facilitare la denuncia di questi atti, preservando l’anonimato, come previsto dalla normativa, anche se avete meno di 50 dipendenti.

I software (ormai tutti saas, alias “software as a service”) non offrono solo la piattaforma, ma anche, da parte delle aziende retrostanti, formazione sulle normative, sui comportamenti da tenere, etc. Insomma, ce n’è per tutte le esigenze (e per tutte le tasche)

Sistema Whistleblowing: modelli di concatenazione delle responsabilità

Chi ha deciso già negli anni scorsi di adottare il D.Lgs 231/2001 ha chiara l’importanza di questo strumento che ha già adottato e quando un software “fuori” dall’azienda possa aiutare ad ottemperare ai rischi connessi.

Ai fini della legge in esame, vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico. La segnalazione, come senso civico, attraverso cui il whistleblower (vale a dire colui che segnala) contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’amministrazione o l’azienda di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo. In particolare, la segnalazione può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate:

  • penalmente rilevanti;
  • poste in essere in violazione dei Codici di comportamento o di altre disposizioni interne sanzionabili in via disciplinare;
  • suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale all’amministrazione di appartenenza o ad altro ente pubblico;
  • suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
  • tali da arrecare pregiudizio agli utenti, ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso l’Istituto.

Accessi differenziati nelle aree aziendali

Forse non pensavate che ci fosse una gestione legale anche negli accessi in azienda, ma in realtà è così. Non deve infatti ottemperare alle stesse normative sulla sicurezza chi accede agli uffici (e solo a quelli) e chi deve accedere ai reparti produttivi. Vanno distribuite delle informative che devono essere aggiornate.

E’ importante che i visitatori siano stati correttamente informati sugli accorgimenti da mettere in atto e le normative e regolamenti sulla sicurezza da rispettare.  Il lavoro della receptionist, trent’anni fa, era solo gentilezza e disponibilità. Oggi è impegnativo e, assolvere questo compito, prevede molte competenze. Meglio farsi aiutare da un software anche in questo caso.

Sistema di Gestione C.D.A.

Anche per questo ci sono software che ci aiutano. Pensate a un problema documentale, legato a norme giuridiche e vi dirò il corrispondente “specialista” del mercato ed il suo software. Non ci credete?

E se vi dicessi che anche la gestione di un C.D.A. è piuttosto complessa, a partire dalle convocazioni, la loro tempistica, la raccolta delle presenze, la votazione, i riscontri, la verbalizzazione. E’ così, ma anche per questo tipo di problematiche esiste chi sa fornirci il giusto strumento.

Un solo documento con molte firme

Anche questa necessità, se ricorrente, potrebbe avere bisogno di un software per alleggerire il lavoro, velocizzarlo, e renderlo preciso.

Non vi ripeterò il solito refrain che anche per questo tipo di necessità esiste un prodotto sul mercato.

In conclusione, certamente non avrete bisogno di tutto, ma forse di qualcuno di questi prodotti sì. Quale che sia il vostro problema in azienda, mi auguro che ormai avrete capito che, se si tratta di soluzioni digitali, vi posso sicuramente indirizzare per il meglio. Fate parte di quella categoria di persone che si sentono di disturbare se chiamano per chiedere qualcosa? Se si, fatemi un piccolo contratto mensile di consulenza e chiamatemi tutte le volte che vorrete per farvi indirizzare per il meglio. per capire meglio un argomento.

Vi ricordo che la Mission di Pink Solution è portare nelle aziende miglioramenti nell’organizzazione del lavoro che generano maggiore efficienza, risparmi, maggior profitto, miglior clima aziendale.

Lo facciamo con consulenze che, partendo dallo studio dello stato AS IS, suggeriscono:

  • miglioramento e mappatura dei processi
  • strumenti facilitanti (CRM, Sales Tools, Piattaforme varie di efficientamento)
  • formazione di vario genere: comunicazione, team building, vendite, marketing, reskilling, upskilling ed affiancamenti mentoring 1-2-1, e workshop

Ne vogliamo parlare?

 

Autore: Rosa M. Mariani – rosam.mariani@pinksolution.it

Consulente per l’industria dell’alluminio e per le industrie correlate | Mappatura processi | Gestione Social Media | Mentoring 1-2-1 | E-commerce-manager | Copywriter | Consulente Aziendale 4.0 | Chief Digital Officer | Metodo Digital Building Blocks | Esperta nell’efficientamento di processi organizzativi e di vendita | Engagement Manager