Quando hai deciso di metterti in proprio lo hai fatto si, per metterti alla prova, ma anche perché non volevi avere qualcuno che ti dicesse cosa fare e soprattutto come farlo. Quando ci si trova a cambiare lavoro da un corposo livello di esperienza, si può sperimentare insofferenza verso contesti organizzativi meno evoluti di quelli in cui siamo cresciuti e, si può provare frustrazione, se non riusciamo a comunicare.  Nasce allora l‘esigenza di staccarsi e iniziare la propria avventura. Se questo è il tuo caso, forse hai cominciato a lavorare dapprima il giusto e poi, via via. veramente troppe ore e ti sei detto “assumo un paio di persone esperte” ad occuparsi di quei compiti che non mi piacciono.

Mettiti al riparo dai cambiamenti organizzativi subiti

La prima persona, che si occupava dell’amministrazione, ti ha lasciato di punto in bianco per una diversa opportunità, ma nel frattempo aveva introdotto un nuovo software che tu non sai usare e, diciamocelo, sei davvero in braghe di tela.

La seconda persona, doveva occuparsi delle vendite e del marketing, ma non ha funzionato, così ti sei dovuto riprendere di nuovo in mano tutto, col risultato che ora, le ore che ti tocca trascorrere lavorando, ricoprendo quattro ruoli, sono ancora di più.

Entra nel merito in prima persona il tempo necessario

E’ giusto, quando avvii un’attività, ricoprire tutti I ruoli, partendo dal più basso. Quando sei certo di come vada fatto il lavoro, devi scrivere il processo, poi assumere una persona, preferibilmente senza esperienza, perlomeno nel ruolo, che voglia imparare e che sia disposta a seguire la procedura da te descritta, passo dopo passo, mantenendola senza variazioni che non siano state discusse e concordate con te (e che quindi comportino una modifica della procedura).

Vale lo stesso discorso per ogni ruolo. In questo modo, qualora la persona in questione decida di intraprendere un’altra strada, sarà facilmente sostituibile e, anche per te, non sarà impegnativo, se necessario, coprire il ruolo ad interim per un periodo.

Mappa i processi

Avere procedure chiare semplici ed efficaci è la prima garanzia per un’organizzazione che funzioni. Non trascurare quindi, anche se sei all’inizio della tua attività, di preparare un Manuale delle Procedure e di tenerlo aggiornato.  Potrà anche essere un documento di partenza per la certificazione ISO 9002 che un domani potresti volere e che, appunto, attesta che la qualità non è casuale, ma ripetibile, perché esiste un processo documentato.

Se un domani tu dovessi decidere di accrescere la qualità percepita della tua azienda, attraversando un processo di certificazione, ti troveresti gran parte del lavoro fatto. In alcuni mercati, inoltre, non è proprio possibile fornire prodotti, senza determinate certificazioni.

Rendi la tua qualità ripetibile

Il Sistema, che si esprime nel “Manuale delle Procedure” diventa lo strumento che le persone usano per aumentare la loro produttività, per svolgere il lavoro nel modo in cui deve essere fatto affinché il tuo business abbia successo. Basarsi sull’umore delle persone o sulla loro buona volontà, fornirebbe prestazioni discontinue. Inoltre, le persone hanno bisogno di sapere con chiarezza, cosa ci si aspetta da loro e su che cosa saranno valutate.

Tornando al nostro discorso, premurati di scegliere le giuste persone in cui “giusto” significa:

Recruiting – una fase fondamentale

Non prendere un ricercatore, riflessivo, introverso, con la predisposizione all’analisi per un lavoro di vendita in cui serve avere la visione, più d’insieme, che del particolare ed essere orientati all’obiettivo e a chiudere la trattativa. Non importa se ha fatto una tesi sui copolimeri e tu è quello che produci e vendi e ti piace tanto. Se non ti serve un tecnico di laboratorio, non va bene. Soffrirebbe lui e soffriresti tu, e la tua azienda.

Evita anche la tendenza di assumere tutti “uguali” a te. Un’azienda ha bisogno delle biodiversità per prosperare. Non temere il dissenso, accoglilo perché non diventi sotterraneo facendo della tua azienda un organismo malato.

I valori sempre in primo piano

Indaga i valori. Fai in modo che coincidano (questi si) con i tuoi e con quelli che vuoi per la tua azienda. Assumere persone con valori non allineati è un grosso problema: rende difficile generare senso di appartenenza e passione. Fai in modo di essere il primo a sapere “perché” fai quello che fai in modo che non ti sia difficile aggregare persone che condividano la tua visione e ti possano seguire come un condottiero valoroso.

Lo scopo è quello di avere tempo libero per pensare, per creare relazioni, per avviare nuovi progetti, per accorgerti di cosa sta cambiando attorno a te, mentre la tua organizzazione produce.

Fai in modo che nella tua organizzazione ci si possa sentire “a casa” e che tutti facciano, con gioia, la loro parte. Non te le pentirai.

 

Autore: Rosa M. Mariani – rosam.mariani@pinksolution.it

Consulente per l’industria dell’alluminio e per le industrie correlate | Mappatura processi | Gestione Social Media | Mentoring 1-2-1 | E-commerce Manager | Copywriting |Consulenza Aziendale | Chief Digital Officer | Metodo Digital Building Blocks | Esperta nell’efficientamento di processi organizzativi e di vendita

 

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