Dire “io sono un consulente organizzativo” fa pensare, non negatelo, a quella cosa che serve solo quando si vuole ribaltare la propria organizzazione, quando si ritiene di dover passare per esempio da una rete di vendita organizzata per zone ad una rete vendite organizzata per prodotti. Quando si pensa sia meglio andare verso un’organizzazione matriciale, rispetto ad una gerarchica e verticale. Quando si pensa a cambiamenti importanti del modo in cui si è organizzati.

Devo dirvi che non è affatto cosi. Un consulente organizzativo serve sempre, in qualunque momento e non necessariamente per “cambiare organizzazione” ma per renderla più efficiente, per predisporla alla crescita, per farvi mettere l’attenzione su quello che è importante. Un consulente organizzativo serve ad aiutarvi a non disperdere energie in attività che andrebbero delegate.  Un consulente organizzativo vi aiuta a sistematizzare i processi, a formare il vostro staff, a creare la giusta cultura aziendale, a rendere la vostra azienda più profittevole, a liberare la vostra agenda per attività più strategiche.

Ecco i passi della mia ricetta:

  • assessment iniziale per fotografare la situazione
  • formazione e accordo sul processo dei vertici
  • formazione dello staff
  • tutoring dei gruppi di lavoro per la realizzazione

Il primo passo da fare è una fotografica della situazione attuale, capire come è organizzata l’azienda, come percepiscono le persone le difficoltà e le prospettive e come si comportano i vertici all’interno dell’azienda.

Per fare un esempio, se il titolare dell’azienda o un dirigente dell’azienda, si occupa sia di negoziare con la banca un prestito di due milioni di euro per un nuovo macchinario e anche di chiamare l’idraulico perchè si è rotto il termosifone, c’è qualcosa che non va.

“Se non lo faccio io non lo fa nessuno”

Quante volte avete detto questa frase? “Se non lo faccio io non lo fa nessuno” è la frase tipica di chi ha bisogno di aiuto per gestire la delega in azienda, di chi considera che il tempo dedicato ad una delega sia molto e quindi è meglio farlo sa soli. Intendiamoci, è vero: delegare un compito, una mansione, un progetto, un ruolo, un obiettivo da raggiungere è complesso e richiede tempo e comprensione di determinate tecniche, ma sul lungo periodo libererà la nostra agenda da tutte quelle attività che potrebbero svolgere altri.

Di base, se non avete intenzione di dedicare tempo a questa attività, allora siete condannati a fare tutto da voi e a pensare di essere contornati da imbecilli che non capiscono come devono fare le cose. Sorpresa: non è vero. Se vi prendete il tempo di effettuare la delega in modo efficiente, scoprirete che le persone non sono affatto degli imbecilli e faranno cose meravigliose in modo egregio.

Le attitudini e la preparazione sono importanti

Vi aspettereste che un individuo gracile possa alzare 50 kg ripetutamente, per tutto il giorno? Certo che no! Ebbene, come la prestanza fisica sta alla fatica fisica, le attitudini personali stanno alla fatica mentale.  La preparazione poi è essenziale. Potete avere un individuo con attitudine al digitale, ma se non conosce il linguaggio HTLM o non si sa muovere in WP, difficilmente potrete delegargli di prepararvi un sito web senza prima averlo approfonditamente formato. Questo vale per tutti i lavori: la corretta formazione è essenziale.

Diverso è anche “dire”, dal “mostrare come si fa” e in quel “mostrare come si fa” c’è anche un “far provare da solo, più di una volta”, sotto la supervisione del delegante.

Non vi sorprenderete più a dire “ma come ha fatto a non pensare che..” se creerete delle check list operative.  Non dovrete più uscire arrabbiato a metà di una riunione importante per un errore banale effettuato da un vostro collaboratore (ma di grande impatto sul cliente).  Se il collaboratore sarà dotato di una check list che lo aiuta a controllare se serve o meno una certa attrezzatura, quel giorno, sul cantiere, allora, con ogni probabilità, una volta creata la corretta cultura in azienda, non accadranno più eventi spiacevoli di questo tipo e, comunque, avrete un responsabile, che nel caso, se ne occuperà per voi.

La giusta mentalità per poter delegare

Spesso ci aspetteremmo che il nostro collaboratore prenda delle note, quando gli stiamo delegando un incarico, e se quando glielo facciamo notare la risposta è “si, si, me lo ricordo”.  Sappiate che questa è una mentalità anti-procedurale, una mentalità “confido nella mia memoria” e che questa è la ragione principale degli errori in azienda. Anche per chi ha grande esperienza, anche per chi lo ha fatto mille volte, in assenza di una check list, l’errore accade.

Negli ospedali, da quando hanno introdotto protocolli e procedure, i decessi, durante gli interventi chirurgici sono diminuiti del 47%.  A questo proposito potete leggere, uno dei libri di Atul Gawande, un Medico chirurgo: “Checklist. Come fare andare meglio le cose” oppure “Con cura: diario di un medico deciso a fare meglio”. Entrambi molto illuminanti.

Anche nella delega, come in ogni attività aziendale,  ci vuole la percezione del costo e del ritorno del tempo investito. Se andiamo random possiamo essere certi che sprecheremo un sacco di tempo e non arriveremo a compimento. Ci vuole un metodo. Quello che non vogliamo, credo che concorderete è ritrovarci col solito elenco di inadempienze:

  • il lavoro mi è stato consegnato ma mi aspettavo una cosa diversa. Il delegato è contento perché a suo modo di vedere ha portato a termine il compito, ma il delegante non è contento perché si aspettava altro;
  • il lavoro mi è stato consegnato in ritardo;
  • è stato fatto ma mi tocca metterci le mani per sistemarlo;
  • non viene svolto con continuità, mi tocca continuamente ricordare le cose;
  • etc

Il controllo sulla delega ha dei tempi dati

Non basta dire fai a), b),  e  c)  e poi dimenticarsene. Intanto “dire” non è il giusto modo. Manca un asset, un tool. Ci vuole un mansionario, una check list, una procedura, un funzioni-gramma, un brief di progetto (a seconda di quello che stiamo delegando) e dobbiamo puntualmente incontrarci con il delegato, a ridosso della presunta evasione del compito, per verificare e per farsi dare la soluzione al problema incontrato (si, avete capito ben “farsi dare”). Può essere che la procedura che avete steso fosse insufficiente o sbagliata. Può anche essere che il delegato manchi di competenze e che vada meglio formato.

Mi viene in mente che, in uno dei miei trascorsi incarichi come Direttrice Commerciale, nell’atrio del mio ufficio, avevo appeso un quadretto che diceva “entra con la soluzione o fai parte del problema“. Per un po’ hanno riso, lo hanno fatto come un gioco, ma in breve, dopo aver rafforzato la fiducia in se stessi, vedendo che approvavo la loro soluzione, hanno preso a portare avanti le cose da soli, capendo a quali cose dovevano fare attenzione e quali erano sacrificabili.

La gestione delle persone è cosa difficile

Gestire le persone è uno dei compiti più gravosi di un manager. Un compito per il quale non si viene formati. Un compito nei confronti del quale nessuno indaga attitudini e preparazione. Molti arrivano ad imparare negli anni, sugli errori, con l’esperienza. L’azienda ti forma su mille cose e mai su questa, che pure è il cuore del successo di un’azienda.

La bella notizia è che la buona gestione della delega, della delega produttiva, una organizzazione chiara e lineare, una buona stesura di assets di processo,  facilita di molto questo gravoso compito.

Una consulenza organizzativa ti aiuta a passare il testimone in modo produttivo.

Vuoi una mano a far crescere la tua azienda? Chiamami.

 

Autore: Rosa M. Mariani – rosam.mariani@pinksolution.it

Esperta nell’industria della laminazione e verniciatura dell’alluminio | Esperta in processi organizzativi, di vendita e digitali | Autrice di libri ed articoli | Mentore aziendale | EWMD active member

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Pubblicato su Linkedin 2 febbraio 2020, aggiornato il 4 aprile  2021